Avaya IP Office会议系统

2016-08-04

Avaya IP Office会议系统是外部管理电子会议服务的替代方案。作为一种专用的即时“会议桥”，它可以在多人之间迅速的共享信息。IP Office会议系统安全、易于使用且具备高性价比，理想适用于团队会议、客户会议、培训等环境。

电话会议系统拥有您自己的会议桥可以减少或消除外部会议服务的费用。由于它是常备性的，并且只供您的企业使用，您可以提高您的电话会议使用率，以此支持和扩展您的客户群，同时改进从产品开发到员工培训在内的各种业务流程。

IP Office会议系统可以快速获得回报。如果您的企业目前定期采用第三方提供商安排电话会议，那么您的IP Office会议系统的投资回报将是非常迅速的。例如，某企业一天举行两次一小时长度、四名参加者的电话会议（或任意相当规模），那么根据地点及提供商的费用，在仅仅9到10周内该企业就可以看到其投资带来的回报。它的优势如下所示：

• 在尽可能少的时间内召开更多的会议

• 加强各分支机构之间的联系

• 减少因出差带来过高的成本支出

• 使用电话会议的好处不言而喻

• 减少差旅支出，降低成本，不会浪费不必要的时间

• 增加工作效率和会议的安全性

• 许多好的工作经验缩短了项目进行的时间，对复杂的组织架构和供应链流程极为有效

IP Office Conferencing Solution

IP Office会议系统是Avaya IP Office一体化语音、数据及互联网通信解决方案的组成部分之一。通过IP Office平台内置的会议桥功能中，您将得以创建多方电话会议，而不管他们位于何处 - 即使身处不同的国家。

IP Office Voicemail Pro组件提供了内置安全验证功能，使电话会议系统更加完整。当个人参加者加入会议时要提供PIN（个人识别号码）代码。如果您的电信公司提供呼叫主叫号码，系统还可以将呼叫者的身份同预先定义的记录相匹配。

通过自己的VoiceMail Pro语音信息处理应用程序，IP Office可以高效的管理会议进程。定期安排的会议（例如每周的销售电话会议）可以预先分配PIN代码以提前准备。用户提示音和信号音可使参加者轻松的加入或离开会议。在遇到任何问题时，用户还可以立即联系内部管理员或接线员以寻求帮助。

此外，获得许可接入IP Office系统的任何人都可以从远程地点管理和创建定期会议。对于某些企业，例如有多个办公地点但仅有一支集中的IT团队的企业，这一点特别有价值。

IP Office Conferencing Capacity

IP Office提供电话会议的最大的灵活性。IP403/IP406 Office系统支持最大同时支持64方会议或21个三方会议或任何总会议方不超过64方的组合。IP412 Office系统支持42个三方会议或2个64方会议。这种强大的会议桥功能是IP Office拨入式会议桥的优势。过去，电话会议的参加者稍多，会议安排就需要采用第三方电子会议提供商的服务。而现在，利用Avaya IP Office会议系统，您的企业将可拥有属于自己的私密、安全、随时可用的会议桥。

会议桥最大容量

下列表格是不同型号IP Office的不同接口形式的最大会议容量：

1. 需要有VoiceMail Pro作密码验证（需要Voicemail Pro License）

进入会议提示语和安全密码验证由VoiceMail Pro提供。这需要有VoiceMail Pro的软件许可支持。如：4个与会人员进入同时进入会议且同时需要密码验证，则需要4个License，一旦与会人员进入会议，VoiceMail Pro端口会释放，让其它参加会议的人员使用。如果同时进入会议的人员超过4个，则需要增加VoiceMail Pro的端口（in steps of 2 port increments）。IP Office Small Office Edition和IP403最大支持10端口，406支持20端口，IP412支持30端口。

IP Office 403/406/412 VoiceMail软件需要运行在与IP Office联网的PC Server上。

2. IP Office会议功能

IP Office提供下列优异的会议功能特点：

• 无需额外的的会议设备 - 你只需有一台IP Office系统和外部以数字中继/VoIP方式连接（如果有PIN密码验证和会议语音提示则需要Voicemail Pro支持）

• 易于使用 - 只需拨打会议桥的号码，如果需要输入会议密码，即可进入会议。

• 从IP Office Phone Manager Lite和Pro中也可控制会议 - 对于ad-hoc会议模式，参加会议的用户需要拨打被叫用户分机即可将被叫用户加到会议中来。IP Office Phone Manager，会议的发起者可以控制：每个与会者主被叫号码（如果有姓名识别则会显示姓名）会在Conference tab of Phone Manager的菜单中显示。如果需要，会议发起者会选择一个举手的与会者。

• 分机命令 - 外部的与会者可从任何外线分机拨打预先设定好的会议，输入PIN密码或选择会议菜单。

• 定制问候语 - 可以为每个会议设置个性化的问候语。

• 进入/退出会议提示音 - 进入/退出会议会受到单音提示。

• 会议录音 - 手动路由最初需要在IP Office中的Phone Manager设置，数字/IP显示区域或在short code中设置（需要有VoiceMail Pro支持）。

• 安全 - 为了防止未授权的用户访问会议系统，可以在IP Office Voicemail Pro.中设置PIN密码，主叫号码显示可以在时间和日期文件中设置。

• 远程管理 - 维护人员可以远程管理此会议系统。除此之外，IP Office管理界面可以管理全部的IP Office解决方案 - phone system，voicemail CTI server，router，firewall和DHCP server。

3. 增强型会议功能（需要VMPro和Conference center license）

IP Office还可以增加增强型会议功能软件实现集成的会议桥功能。这个基于Web管理界面的软件包包括2个部分：“增强型会议安排定制”（定制和保留会议）和“增强型会议Web client”（以web界面完成电话会议功能）。日程安排和web client可以分别使用。增强型会议功能和SoftConsole及PhoneManager集成。

3.1 增强型会议定制功能

基于web界面的scheduler允许注册用户通过web界面在线创建和预定会议。scheduler提供了会议安全的可能，并非常容易创建会议。用户只需输入会议日期、时间，会议的持续时间及需要参会的人数。如果在用户所需时间合适有会议资源的情况下，会议即可创建。一旦会议创建成功，会议资源就会分配给与会人员在既定时间召开会议的会议号码。可以在会议召开之前加入音乐保持（如果资源可用）。

访问web scheduler需要管理员创建用户，同时需要在PC上装载Internet Explorer（6.0或以上版本）。不需要任何软件。可创建注册用户的数量在Power Conferencing应用中不受限制。一旦注册成功，用户可以在预定会议之前，检查是否有可用的会议资源。如果会议预定成功，用户也可以在正在排队的会议菜单中看到已建立的会议状态。

创建电话会议的用户可以将与会人员的详细资料如E-Mail和电话号码添加到会议中。这样就可以在会议之前，用E-Mail通知所有与会人员会议的详细内容包括会议名称，描述，会议ID和参加会议的PIN唯一识别码（如果PIN密码验证需要的话）。语音会议通知同样也可被激活，并通知参会人员。这样VoiceMail Pro会拨打与会人喘气电话，当会议开始时，如果这些与会人员被拨通，则把与会人员带入到会议中。

注：即时消息通知会在下一版本实现。与会人员的详细资料可以在进入会议之间修改。

对每个与会人员来说，使用PIN密码验证，使其能够被系统识别，并且显示在the Power Conferencing Web Client上，这种高级安全措施是非常必要的。如果需要语音宣告，VoiceMail Pro会报读每个与会人员的名字（内部人员使用）或询问与会人员的名字（外部人员使用），当会议结束时，每个与会人员都会听到宣告。

Conference模板可以定制定期的会议，主要的内容包括conference ID和与会者的密码，会议日期除外。用这种方式可以节省重新进入会议和输入重复的信息的时间。

管理员可以生成会议使用率和每个会议的报告。消息内容包括会议名称，ID号，会议起始日期，会议持续时间和与会人员的数目。每个会议报告可以列出与会人员的详细列表和他们何时进入/离开会议。另外，如果举手投票在Power Conferencing Web Client使用的话，在会议中针对每个问题与会人员的投票结果可以显示出来。

简言之，Conferencing Center Web Scheduler提供如下功能：

• 基于WEB的定制工具预订会议资源（即时会议和未来会议）

• 每个与会者的权限可以设置为“只听”或“说和听”模式

• 每个与会者会收到Email通知

• 针对与会人员的会议通知（VCN）

• 与会者的名字会在他们进入/离开会议时播报

• 每个与会者会由系统分配唯一的会议密码

• 基于WEB的会议资源和投票结果报告

3.2 增强型会议功能Web Client

作为电话会议的补充，会议主席可以建立基于web的应用。通过这样的web接口，会议主席和与会人员不仅看到与会人员的状态，还可以设置听众只听，听和说，可以看到web界面的权限。web客户端只有投票的权限，而主席可以在会议中提出问题，修改与会人员的状态和某个与会人员私下交谈。

会议主席可以在自己的web client端展示文档来进行讲解。这文件格式保存为html格式（例如PowerPoint演示文档或Excel表格）或简单的website URL。当讲解文档时，会议主席可以将此文档和所有的与会人员看到的文档同步。只要他的设备和Power Conferencing server有相同的域名即可（这是Microsoft的限制），而与会人员可以是在Internet的任何位置或在Extranet上。

访问Power Conferencing Web Client只需要与会人员在PC上安装了Internet Explorer（6.0或以上版本）。不需要下载任何软件。所支持的web client数量和与会人员的数量一致。（例如，每个会议最大64方）。为了确保安全，访问Web Client同样需要与会人员用会议ID和他们的唯一PIN密码登录。这使系统可以识别参加会议的成员并将他们的名字显示在屏幕的右侧。

简言之，Conferencing Center Web Client提供如下功能：

• 与会者的实时状态（拨入，以WEB方式登录，说和听，只能听）

• 会议主席可以改变与会者的实时状态

• 与会者在只能听的状态下，可以提出申请改变为可以发言的模式（举手功能）

• 静音/解除静音功能

• 会议主席和某个与会者可以采用私聊的方式

• 状态栏中可以看到与会者的状态，还可以看到发言人所展示的PPT

• 问题投票和选举功能